Privacy verklaring

Gastouder Patricia Meppel gevestigd aan de Ambonstraat 37, Meppel is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

 

 

Wet- en regelgeving

Op 25 mei 2018 wordt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. Onder deze nieuwe Europese wetgeving vallen een aantal nieuwe regels voor het verwerken van persoonsgegevens binnen organisaties. Ook voor mij als gastouder heeft dit gevolgen. Ik heb nu jullie toestemming nodig om gegevens vast te leggen in, bijvoorbeeld, een contract. Ik mag jullie gegevens niet langer bewaren dan dat wettelijk is bepaald. Ook mag ik jullie niet meer zomaar een app sturen of een mail. Voor al dit soort dingen heb ik toestemming nodig. Hieronder heb ik zo duidelijk mogelijk weergegeven waar ik jullie gegevens voor nodig heb, welke personen toegang tot deze gegevens hebben en hoe deze gegevens beschermd worden.

Natuurlijk ga ik zorgvuldig om met alle persoonlijke gegevens. Ik verstrek geen informatie aan derden tenzij de wet dit van mij verlangt. Ik gebruik jullie gegevens alleen met als doel jullie van informatie te voorzien over aangelegenheden rondom mijn gastouderopvang.

 

Persoonlijke Gegevens die ik nodig heb voor het opstellen van het contract tussen gastouder en vraagouder.

  • Naam en achternaam van ouders en kinderen               

  • Adresgegevens

  • Telefoonnummers van ouders en achterwacht

  • Geboortedatum van de kinderen

  • BSN nummer

  • E-mailadres

 

Gegevens die ik nodig heb in geval van nood.

  • Gegevens tandarts

  • Gegevens huisarts

  • Gegevens zorgverzekeraar en -verzekering

  • Alle voor de opvang relevante medische informatie

 

 

Bewaren van gegevens

Contracten worden vanaf nu alleen in digitale vorm bewaard op mijn laptop en in de beveiligde online omgeving van het gastouderbureau.

Noodgegevens gegevens worden in een fysieke map bewaard. Dit is noodzakelijk omdat op deze wijze alle informatie, indien nodig, snel toegankelijk is en mijn achterwacht in geval van nood moet kunnen beschikken over de gegevens van de kinderen en de contactinformatie van de ouders/ verantwoordelijke. Deze worden bewaard in een afgesloten kast. Medische gegevens worden vernietigd op het moment dat het contract wordt beëindigd.

 

De contracten met daarin naam, adres, geboortedatum en BSN nummer worden gedurende 7 jaar bewaard in verband met de fiscale bewaarplicht van de belastingdienst. 

 

Op mijn computer en telefoon bevinden zich foto’s die tijdens de opvanguren van het kind genomen zijn. Beiden zijn beveiligd met een pincode. Foto’s worden alleen geplaatst op website en social media en alleen onherkenbaar. Foto’s worden verwijderd bij het einde van het contract.

 

Op mijn website wordt alleen informatie over mijn opvang gedeeld. De website maakt gebruik van cookies. Op de website worden verder geen gegevens verwerkt van vraagouders. Wel kan men mij emailen via een linkje, de eventuele mail die ik via de website krijg zal verwijderd worden wanneer besloten is niet met mij samen te werken, als er wel een samenwerking volgt dan worden alle gegevens bewaard en beveilig zoals genoemd in deze verklaring.

 

Ik maak en deel uitsluitend foto’s van opvang kinderen op mijn website/socialmedia wanneer daarvoor toestemming is gegeven van ouders/ verzorgers en uitsluitend onherkenbaar gemaakt.

Er is een Facebookpagina voor de gastouderopvang beschikbaar. Ouders dienen toestemming te geven voordat foto’s op Facebook geplaatst worden.

In mijn huis hangen ook foto’s van de kinderen, dit is fijn voor de kinderen en geeft duidelijkheid voor de kinderen over wie er die dag komt. Als u problemen heeft met een foto in mijn woning kunt u dit aangeven en dan verwijder ik hem.

 

Toegang Gegevens

De contracten bevinden zich op Google drive, de beveiligde online omgeving van het gastouderbureau en als back-up op mijn hard schijf, gegevens die via e-mail worden verzonden dan wel ontvangen en de fysieke map zijn alleen toegankelijk voor mij. Deze informatie is uitsluitend toegankelijk op mijn laptop voorzien van een wachtwoord.

 

Ook zijn er foto’s opgeslagen op Google Foto. Google heeft een goede beveiliging de gegevens zijn alleen beschikbaar na het invoeren van een wachtwoord. Natuurlijk is mijn computer thuis ook afdoende beveiligd door middel van een wachtwoord. Hiermee is de toegang tot e-mail en Google Foto’s nog eens extra beschermd.

 

In mijn papieren agenda en Google agenda houd ik mijn uren bij. Hierin staan alleen de namen en opvangtijden van de kinderen en verder geen persoonlijke gegevens. De agenda ligt in mijn huis en is in te zien door mijn gezinsleden.

 

Een gecertificeerde boekhouder handelt mijn administratie af. Deze persoon ontvangt alle facturen voorzien van de gegevens van de vraagouders. Deze gegevens worden uitsluitend geregistreerd met betrekking tot mijn administratie.

 

Het huis waar de opvang plaatsvindt is voorzien van afdoende hang- en sluitwerk ter preventie van inbraak, zodat alle persoonlijke informatie die zich in mijn woning bevindt voldoende beschermd is. 

 

Natuurlijk beschikt ook het gastouderbureau waar ik mee samenwerk over jullie gegevens. Zij hebben een eigen privacy statement waar ze in omschrijven hoe zij omgaan met jullie persoonlijke gegevens. Dit privacy statement vindt u op de website van het gastouderbureau.

 

 

Datalekken

In geval van een datalek worden de betrokken personen direct op de hoogte gebracht. 

 

Bijzondere persoonsgegevens 

Er is in de AVG een verbod op het verwerken van bijzondere persoonsgegevens opgenomen. Deze gegevens mogen alleen verwerkt worden als de betrokken persoon (kind of ouder) daar uitdrukkelijk toestemming voor geeft. Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens die betrekking hebben op ras of etniciteit, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, gegevens over gezondheid, gegevens over iemands seksueel gedrag of seksuele oriëntatie, genetische informatie en biometrische gegevens met oog op de unieke identificatie van een individu. Het merendeel van deze informatie heeft geen invloed op de zorg voor uw kind. Op het moment dat uw kind medicatie nodig heeft of er bepaalde medische handelingen nodig zijn, maken we op dat moment een toestemmingsformulier waar duidelijk in vermeld staat wat ik mag doen. 

 

Vragen en klachten

Ik hoop dat ik jullie hiermee voldoende geïnformeerd heb met betrekking tot de beveiliging van uw persoonlijke gegevens. Wanneer er nog vragen zijn of wanneer u eventueel tips heeft waardoor ik nog beter zorg kan dragen voor een efficiënte beveiliging verneem ik dit graag.

 

Wijziging en datum

Deze privacyverklaring kan op elk moment worden aangepast. U kunt deze verklaring op ieder gewenst moment nogmaals nalezen op mijn website. Deze privacyverklaring is opgesteld op 23 mei 2018 te Meppel.